De voordelen en nadelen van flexkantoren
Wat is een flexkantoor?
Flexkantoren (‘activity-based offices’ in het Engels) zijn geen nieuw concept, maar sinds COVID-19 is dit concept sterk in opkomst. Wat is een flexkantoor precies? En wat zijn de voordelen en de nadelen van een flexkantoor?
De definitie van het flexkantoor
Het begrip ‘flexkantoor’ verwijst naar een concept waarbij werkplekken zodanig worden ingericht dat deze aansluiten bij de behoeften van de werknemers. Het doel is om de werkomgeving zo comfortabel en ergonomisch mogelijk te maken, zodat de medewerkers er zich goed voelen en optimaal presteren.
Het flexkantoor in de praktijk
In een flexkantoor hebben medewerkers geen eigen bureau of werkplek, maar delen ze de hele werkomgeving met elkaar. Afhankelijk van de taken die op hun agenda staan, kiezen ze een passende werkruimte. Dit kan zijn een bureau in een kantoortuin, een vergaderzaal, of een stilte ruimte. Daar melden ze zich aan met hun inloggegevens.
Een flexomgeving combineert vaak verschillende soorten ruimtes. Dit kan een open kantoorruimte zijn met flexibele zitplaatsen, vergader- en stand-up ruimtes, stilte ruimtes, geluiddichte hokjes, een koffiecorner, et cetera. En bij hybride werkplekmodellen kunnen de medewerkers natuurlijk ook thuiswerken.
De voor- en nadelen van een flexkantoor
Werken volgens de principes van het flexkantoor heeft veel voordelen, zowel voor de organisatie als voor de medewerkers. Maar het is belangrijk dat u ook nadenkt over de mogelijke nadelen én dat u de juiste methode en tools kiest om over te stappen naar een flexibel werkplekconcept.
Voordelen van een flexkantoor
Flexibiliteit
De flexibiliteit van dit werkplekconcept is voordeel nummer 1. Zeker sinds de corona pandemie hebben medewerkers vaak uiteenlopende voorkeuren wat hun werkomgeving betreft. Sommigen werken graag voornamelijk thuis, anderen verkiezen een mix van thuis en op kantoor werken. En nog andere medewerkers komen het liefst naar kantoor om bij hun collega’s te zijn. In een flexibel werkplekconcept kan iedereen kiezen wat hem of haar het best past, want alle medewerkers hebben toegang tot een volledige digitale werkomgeving.
Minder sleur
Doordat de medewerkers geen eigen bureau hebben, wisselen ze vaker van plaats. Ze roesten minder snel vast in routine met alle nadelen van dien. Medewerkers ontmoeten meer nieuwe mensen en ontdekken nieuwe omgevingen, wat de samenwerking ten goede komt en hun creativiteit prikkelt.
Meer productiviteit
Minder reistijd
Veel kantoorwerkers zien ertegen op om elke dag te moeten pendelen, vooral als ze in een drukke stad werken. Door die medewerkers de mogelijkheid te bieden om regelmatig thuis te werken, verbetert het flexkantoor hun plezier in het werk. Een hybride werkomgeving helpt daarom ook om nieuw talent aan te trekken, te behouden en een gevoel van betrokkenheid te creëren.
Minder sleur
Flexibiliteit
De flexibiliteit van dit concept is voordeel nummer 1. Zeker sinds de corona pandemie hebben medewerkers vaak uiteenlopende voorkeuren wat hun werkomgeving betreft. Sommigen werken graag voornamelijk thuis, anderen verkiezen een mix van thuis en op kantoor werken. En nog andere medewerkers komen het liefst naar kantoor om bij hun collega’s te zijn. In een flexibel werkmodel kan iedereen kiezen wat hem of haar het best past, want alle medewerkers hebben toegang tot een volledige digitale werkomgeving.
Lagere kosten vastgoed
In kantoorruimtes met flexibele zitopstellingen wordt de ruimte efficiënter benut. Door de grootte van het kantoor af te stemmen op hoeveel medewerkers fysiek aanwezig zijn, kunnen bedrijven opteren voor kleinere kantoren en zo aanzienlijk besparen op het vlak van huur, energieverbruik en diensten.
Geoptimaliseerde kantoor indeling
Een flexconcept invoeren in uw bedrijf biedt nieuwe mogelijkheden om de beschikbare ruimte te optimaliseren. De meeste medewerkers wisselen thuis en op kantoor werken graaf af dus heeft uw bedrijf veel minder kantoorruimte nodig. Dit is een niet te onderschatten bron van besparingen voor bedrijven in de dienstensector. Vastgoed is immers – na loonkosten – de grootste kostenpost.
Nadelen van een flexkantoor
Logistieke uitdaging
Als uw bedrijf niet optimaal is georganiseerd, kan een flexkantoor op logistiek vlak een hele uitdaging zijn. De werkplekken schoon en functioneel houden, schema’s op elkaar afstemmen, zorgen dat er altijd voor iedereen een geschikte ruimte vrij is kan ingewikkeld zijn. Er komt organisatie kijken bij het werken met een flexibele werkplek concept. Als die zaken niet naar behoren zijn geregeld bestaat het risico dat de medewerkers hun taken niet in de beste omstandigheden kunnen uitvoeren. Of dat ze zelfs moeten thuiswerken terwijl ze liever op kantoor zouden zijn.
Risico op anonimiteit en gebrek aan verbondenheid
Als niemand een eigen bureau heeft, geen vaste plek heeft waar collega’s ontmoet worden, kunnen medewerkers het gevoel krijgen dat hun werkomgeving inwisselbaar is en dat zij nergens “thuis” horen. Waar zij zich ook niet betrokken voelen bij de organisatie. Het is dus belangrijk dat u de werkplekken warm en uitnodigend inricht, zodat de band tussen personeel en bedrijf sterk blijft en de medewerkers er gezellige momenten kunnen beleven.
Bovendien moeten de personeelsleden eenvoudig met elkaar kunnen communiceren, zelfs als er een fysieke afstand is tussen collega’s op dezelfde afdeling.
Behoefte aan nieuwe managementstijlen en communicatiemethodes
Als de gehanteerde managementstijl niet bij het flexkantoor past, worden de voordelen ervan snel teniet gedaan. Managers moeten dus afstappen van de klassieke aanpak waarbij aanwezigheid op kantoor de norm was en ze hun team steeds aan het werk zagen. In een wereld die steeds mobieler en cloud-gerichter wordt, is het van belang dat managers zich focussen op resultaten en uitkomsten. De organisatie moet ook vertrouwen op effectieve operationele tools, zoals een goed intern communicatiesysteem dat alle medewerkers vlot kunnen gebruiken.
Axxerion Smart Workplace, dé oplossing voor flexkantoren
XXelerate helpt bedrijven de nadelen van het flexkantoor tot een minimum te beperken en het maximale uit dit werkplekconcept te halen.
Kostenverlaging
De kantoorbeheersoftware van XXelerate helpt u de werkplekkosten te verlagen. Volgen en analyseren hoe de bezettingsgraad evolueert en de beschikbaarheid van ruimtes vervolgens op die informatie afstemmen wordt eenvoudig met Axxerion Workplace.
Ruimte naar gelang de behoefte
XXelerate helpt om de kosten nog verder drukken door bezettingspatronen en voorkeursplekken in kaart te brengen op basis van de gegevens die uw sensoren verzamelen. Zo stemt u de werkruimtes makkelijker af op de behoeften van uw medewerkers, waardoor hun productiviteit en welzijn verbeteren.
Installaties en apparatuur beheren
In een flexkantoor kan het een ingewikkeld zijn om installaties en apparatuur te volgen en te onderhouden. Software zoals Axxerion Workplace helpt bedrijven hun onderhoud te optimaliseren.
De ultieme werkplek ervaring
Dankzij de real-time gegevens van sensoren en digitale plattegronden vinden medewerkers met hun mobiele toestel moeiteloos de werkplek die ze nodig hebben. Via de slimme software vinden en boeken ze vrije ruimtes zonder te hoeven zoeken. Ze kunnen zelfs de temperatuur en de luchtkwaliteit in vergaderzalen controleren.
De ultieme werkplek ervaring
Met XXelerate’s werkplekbeheersoftware verzamelt u de nodige gegevens om uw facilitaire diensten te kunnen inzetten volgens het werkelijke gebruik van het gebouw. Het resultaat? Uw facilitaire afdelingen werken efficiënter, u betaalt minder bedrijfskosten én de tevredenheid van de gebouwgebruikers neemt toe.
Met de juiste aanpak heeft een flexkantoor meer voordelen dan nadelen. Dankzij software zoals het SaaS-werkplekplatform van XXelerate voeren bedrijven dit model probleemloos in en nemen hun bedrijfskosten vanzelf af.
Interesse in de software?
Benieuwd of een Smart Building interessant kan zijn voor uw organisatie? We bespreken het graag met u!
Contactgegevens
- +31 30 6336109
- sales@xxelerate.net
- Ambachtsweg 16 3542 DG Utrecht